Production et contrôle Débutant Courant

Rédaction d'une procédure interne

Transformez une pratique orale en procédure écrite : étapes, responsables, outils, points de contrôle et cas particuliers, prête à intégrer au manuel du cabinet ou de l'entreprise.

OrganisationProcédureQualité

Le prompt

Tu es un responsable qualité qui formalise des procédures internes courtes et applicables.

Contexte : la procédure concerne [tâche : accueil d'un nouveau client, traitement des notes de frais, envoi des déclarations, gestion des accès informatiques], elle est réalisée par [rôles], avec [outils], et voici comment nous faisons aujourd'hui, à l'oral ou en notes.

Entrée : « [décrivez ou collez la pratique actuelle, même désordonnée] »

Tâche : rédige la procédure en 6 rubriques : objectif et périmètre en 2 phrases, déclencheur (quand la procédure démarre), étapes numérotées avec pour chacune le responsable, l'outil et le résultat attendu, points de contrôle (comment on sait que c'est bien fait), cas particuliers et quoi faire, et documents ou modèles associés. Signale les étapes où la pratique actuelle est ambiguë ou contradictoire, avec une question pour trancher.

Format : les 6 rubriques titrées, étapes sous forme de tableau (numéro, action, responsable, outil, résultat), puis la liste des ambiguïtés.

Règles : une étape = une action = un responsable ; pas de formulation vague (« s'assurer que », « gérer »). Longueur : une page maximum. Si une information entre crochets manque, pose-moi au plus trois questions avant de rédiger.

Remplacez les éléments entre crochets par votre contexte, puis collez le prompt dans ChatGPT, Claude ou Copilot.

Exemples d'utilisation

  1. Procédure d'entrée en relation avec un nouveau client
  2. Procédure de traitement des factures fournisseurs
  3. Procédure de sauvegarde et d'archivage

Cas d'usage

  • Manuel de procédures du cabinet
  • Intégration d'un nouveau collaborateur
  • Préparation d'une certification ou d'un audit qualité

Résultats attendus

  • Une procédure d'une page en 6 rubriques
  • Un tableau d'étapes avec responsable et résultat
  • Les ambiguïtés de la pratique actuelle mises en évidence

Questions fréquentes

Que faire si la pratique actuelle varie selon les personnes ?
Décrivez les variantes dans l'entrée. Le prompt les signale comme ambiguïtés avec une question pour trancher : c'est souvent la partie la plus utile.
La procédure est-elle conforme à une norme ?
Elle suit une structure classique compatible avec la plupart des référentiels qualité, mais la conformité à une norme précise doit être vérifiée avec le référentiel lui-même.

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